Zeiterfassungssoftware für Pflegedienst – Die besten Tools im Vergleich 2026

Ambulante und stationäre Pflegedienste stehen vor einzigartigen Herausforderungen bei der Zeiterfassung: Komplexe Schichtmodelle mit Früh-, Spät- und Nachtschicht, strenge Dokumentationspflichten nach dem Pflegeberufegesetz und der Pflegemindestlohn mit seinen gestaffelten Zuschlägen erfordern eine Software, die weit über einfaches Ein- und Ausstempeln hinausgeht. Seit dem BAG-Urteil zur Arbeitszeiterfassungspflicht und den verschärften Prüfungen durch den Medizinischen Dienst (MD) ist eine lückenlose digitale Zeiterfassung für Pflegedienste nicht mehr optional, sondern betriebskritisch. In diesem Vergleich analysieren wir die besten Zeiterfassungslösungen speziell für Pflegedienste – von der Tourenzeit-Erfassung über die Pausendokumentation bis zum DATEV-Export für die Lohnbuchhaltung.

Branchenspezifische Anforderungen

Die Pflegedienst-Branche stellt besondere Anforderungen an Zeiterfassung-Software. Mit typischerweise 20–300 Mitarbeitern und branchenspezifischen Regelungen (Pflegemindestlohn, PpSG, MDK-Prüfungen, Arbeitszeitgesetz) brauchen Pflegedienst-Betriebe eine Lösung, die über Standard-Funktionen hinausgeht. Zentrale Herausforderungen sind: Komplexe Schichtmodelle (Früh/Spät/Nacht), Strenge Dokumentationspflichten, Tourenplanung für Hausbesuche, Qualifikationsgebundene Einsatzplanung, Pflegemindestlohn und Zuschläge. Eine professionelle Zeiterfassung-Lösung muss diese Anforderungen abdecken und gleichzeitig einfach genug sein, damit alle Mitarbeiter – von der Geschäftsführung bis zum operativen Personal – die Software im Alltag nutzen.

Gesetzliche Anforderungen an die Zeiterfassung im Pflegedienst

Pflegedienste unterliegen einem besonders strengen regulatorischen Rahmen. Der Pflegemindestlohn liegt seit 2025 bei 20,50€/Stunde für qualifizierte Pflegefachkräfte und 17,35€ für Pflegehilfskräfte – mit Zuschlägen von 25% für Sonntagsarbeit, 35% für Feiertagsarbeit und 30% für Nachtarbeit (20-6 Uhr). Diese Zuschläge müssen minutengenau berechnet werden. Das Arbeitszeitgesetz begrenzt die tägliche Arbeitszeit auf maximal 10 Stunden mit einer Mindestruhezeit von 11 Stunden zwischen den Schichten – in der Pflege eine häufige Fehlerquelle, wenn Spätschicht bis 22 Uhr und Frühschicht ab 6 Uhr aufeinander folgen. Die Pflegepersonaluntergrenzen-Verordnung (PpUGV) für stationäre Einrichtungen erfordert zudem den Nachweis, dass in jeder Schicht ausreichend qualifiziertes Personal eingesetzt wird. Eine professionelle Zeiterfassungssoftware muss all diese Vorgaben automatisch überwachen und bei Verstößen warnen – bevor es zu Bußgeldern kommt, die in der Pflege bis zu 30.000€ pro Verstoß betragen können.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Bei der Auswahl der richtigen Zeiterfassung für Ihren Pflegedienst-Betrieb sollten Sie auf folgende Kriterien achten: Erstens müssen Kernfunktionen wie GPS-Tracking, Digitale Stempeluhr, Überstundenverwaltung, Pausenerfassung vorhanden sein. Zweitens sollte die Software die gesetzlichen Vorgaben (Pflegemindestlohn, PpSG, MDK-Prüfungen, Arbeitszeitgesetz) automatisch berücksichtigen. Drittens ist eine mobile App für das operative Personal unverzichtbar – idealerweise mehrsprachig und offline-fähig. Die Preise für Zeiterfassung-Software liegen zwischen 3€ und 31.2€ pro Nutzer und Monat. Kenjo bieten kostenlose Tarife zum Einstieg. Unser Testsieger Crewly (4.5/5) überzeugt durch Alle Module in einer App (Zeiterfassung bis Rechnungen) und Staffelpreise statt pro-Nutzer-Kosten.