Software für GaLaBau-Betriebe: Saisonarbeit, Maschinenstunden und Projektsteuerung digital
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Der Garten- und Landschaftsbau (GaLaBau) gehört mit rund 120.000 Beschäftigten und über 19.000 Betrieben zu den bedeutendsten Handwerksbranchen in Deutschland. Laut Branchenstatistik des Bundesverbands Garten-, Landschafts- und Sportplatzbau (BGL) erzielte die Branche 2024 einen Gesamtumsatz von über 11 Milliarden Euro. GaLaBau-Betriebe stehen vor besonderen Herausforderungen, die sich von denen anderer Dienstleister unterscheiden: ausgeprägte Saisonalität mit Arbeitsspitzen im Frühjahr und Sommer, witterungsabhängige Einsatzplanung, der Einsatz teurer Maschinen und Fahrzeuge, die parallel auf mehreren Baustellen benötigt werden, sowie eine Projektstruktur, die eine exakte Nachkalkulation von Material, Arbeitszeit und Maschinenstunden erfordert. Gleichzeitig kämpft die Branche mit einem massiven Fachkräftemangel und einem hohen Anteil an Saisonarbeitskräften, die oft nur wenige Monate im Betrieb sind und schnell eingearbeitet werden müssen. Spezialisierte Software kann GaLaBau-Betrieben helfen, diese Herausforderungen zu meistern und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken. In diesem Ratgeber stellen wir die wichtigsten Softwarelösungen vor und zeigen, welche Funktionen für den Garten- und Landschaftsbau besonders relevant sind.
Saisonarbeit digital managen: Kurzfristige Mitarbeiter schnell einbinden
Die Saisonalität ist das prägende Merkmal der GaLaBau-Branche. Zwischen März und Oktober herrscht Hochbetrieb, im Winter schrumpft die Belegschaft vieler Betriebe um 30 bis 50 Prozent. Saisonarbeitskräfte – darunter viele ausländische Arbeitnehmer, die mit Werkverträgen oder im Rahmen der Saisonarbeitnehmerregelung beschäftigt werden – müssen schnell eingearbeitet und effizient eingesetzt werden. Eine GaLaBau-Software muss daher einen unkomplizierten Onboarding-Prozess bieten: Die digitale Erfassung von Personaldaten, Qualifikationen und Arbeitsschutzunterweisungen sollte innerhalb weniger Minuten möglich sein. Die Einsatzplanung muss flexible Arbeitszeitmodelle abbilden – von der 40-Stunden-Woche bis zur kurzfristigen Beschäftigung nach § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV. Und die Zeiterfassung muss so intuitiv sein, dass auch Mitarbeiter mit geringen Deutschkenntnissen sie vom ersten Tag an nutzen können. Crewly bietet hier eine Mitarbeiter-App mit mehrsprachiger Benutzerführung und einer einfachen Stempelfunktion, die den Einstieg für Saisonarbeitskräfte erleichtert. Auch die automatische Berechnung von Zuschlägen für Sonn-, Feiertags- und Überstundenarbeit gemäß dem Bundesrahmentarifvertrag für gewerbliche Arbeitnehmer im Garten-, Landschafts- und Sportplatzbau muss von der Software unterstützt werden.
Maschinenstunden erfassen: Bagger, Radlader und Dumper korrekt kalkulieren
Im GaLaBau ist der Maschineneinsatz ein erheblicher Kostenfaktor. Ein Minibagger kostet den Betrieb zwischen 25 und 60 Euro pro Betriebsstunde (inklusive Abschreibung, Wartung und Kraftstoff), ein Radlader 40 bis 80 Euro, und Spezialmaschinen wie Großfräsen oder Baumspatenmaschinen können über 100 Euro pro Stunde kosten. Für eine realistische Nachkalkulation muss die Software die Maschinenstunden projektgenau erfassen: Welche Maschine war wie lange auf welcher Baustelle im Einsatz? Moderne Lösungen bieten hierfür verschiedene Ansätze. Die einfachste Methode ist die manuelle Erfassung durch den Maschinenführer über eine App: Beim Start der Maschine wird der Beginn, bei Arbeitsende das Ende der Nutzung gebucht, zusammen mit dem Baustellenprojekt. Fortschrittlichere Systeme nutzen GPS-Tracker an den Maschinen, die Betriebsstunden und Standort automatisch erfassen und dem jeweiligen Projekt zuordnen. Die Baubranchensoftware 123erfasst bietet beispielsweise eine integrierte Maschinenzeiterfassung, bei der Maschinenführer ihre Einsatzzeiten parallel zur eigenen Arbeitszeit in der App buchen. Die erfassten Maschinenstunden fließen dann direkt in die Nachkalkulation und können mit den kalkulierten Stunden verglichen werden – so wird sofort sichtbar, ob ein Projekt im Budgetrahmen liegt oder ob die Maschinenkosten aus dem Ruder laufen.
Projektkalkulation und Nachkalkulation: Vom Angebot bis zur Schlussrechnung
Die Projektkalkulation ist das wirtschaftliche Herzstück jedes GaLaBau-Betriebs. Ein typisches GaLaBau-Projekt – etwa die Neuanlage eines Gartens, die Pflasterung einer Zufahrt oder die Bepflanzung einer öffentlichen Grünanlage – wird auf Basis einer Vorkalkulation angeboten, die Materialkosten, Arbeitsstunden, Maschinenstunden, Fremdleistungen und einen Zuschlag für Gemeinkosten und Gewinn umfasst. Die Software muss einen Leistungskatalog nach STLK (Standardleistungskatalog) oder StLB-Bau bereitstellen, aus dem einzelne Positionen in das Angebot übernommen werden können. Für jede Position müssen Material-, Lohn- und Maschinenkosten hinterlegt sein, die sich an die aktuellen Preise anpassen lassen. Die Nachkalkulation vergleicht dann die tatsächlich angefallenen Kosten mit der Vorkalkulation: Wurden mehr Arbeitsstunden benötigt als geplant? Waren die Materialkosten höher? Wurde eine teure Maschine länger eingesetzt als kalkuliert? Diese Informationen sind nicht nur für das einzelne Projekt relevant, sondern verbessern die Kalkulationsgenauigkeit für zukünftige Aufträge. Spezialisierte GaLaBau-Software wie Branchbit, GreenPlan oder das GaLaBau-Modul von Sage bietet integrierte Vor- und Nachkalkulationen. Für die operative Ebene – also die Erfassung der tatsächlichen Arbeits- und Maschinenstunden auf der Baustelle – können allgemeine Zeiterfassungstools als ergänzende Lösung eingesetzt werden, die über Schnittstellen Daten an die Kalkulationssoftware übergeben.
Einsatzplanung bei wechselnden Baustellen und Witterungseinflüssen
Die Einsatzplanung im GaLaBau ist besonders anspruchsvoll, da sie von zahlreichen dynamischen Faktoren abhängt. Ein typischer GaLaBau-Betrieb mit 20 Mitarbeitern bearbeitet gleichzeitig 5 bis 15 Projekte an verschiedenen Standorten. Die Kolonnenplanung muss berücksichtigen: Welche Mitarbeiter haben welche Qualifikationen (Führerschein Klasse CE für den Maschinentransport, Sachkundenachweis Pflanzenschutz, Kettensägeschein)? Welche Maschinen werden auf welcher Baustelle benötigt, und wie werden sie dorthin transportiert? Wie ist die Wetterlage – können Erdarbeiten bei Dauerregen durchgeführt werden, oder muss die Kolonne auf ein wetterunabhängiges Projekt umgeplant werden? Eine gute Planungssoftware ermöglicht es dem Betriebsleiter, Kolonnen flexibel auf Projekte zu verteilen, Qualifikationsanforderungen zu prüfen und bei kurzfristigen Umplanungen – etwa wegen Schlechtwetter oder Maschinenausfällen – schnell Alternativen zu finden. Die visuelle Darstellung in Form eines Gantt-Diagramms oder einer Kolonnenübersicht, in der jeder Mitarbeiter und jede Maschine einem Projekt zugeordnet ist, hat sich in der Praxis bewährt. Moderne Planungstools bieten eine Drag-and-Drop-Einsatzplanung, die Mitarbeiter, Projekte und Zeiträume übersichtlich darstellt und bei Konflikten – etwa wenn ein Mitarbeiter bereits auf einer anderen Baustelle eingeplant ist – sofort warnt.
Aufmaß und Leistungsnachweise digital erstellen
Im GaLaBau sind Aufmaße und Leistungsnachweise die Grundlage für die Rechnungsstellung. Bei Einheitspreisverträgen – der vorherrschenden Vertragsform in der Branche – werden die tatsächlich ausgeführten Mengen nach Aufmaß abgerechnet. Die digitale Aufmaßerfassung direkt auf der Baustelle spart Zeit und vermeidet Übertragungsfehler: Der Polier oder Vorarbeiter erfasst die Maße per Tablet oder Smartphone, die Software berechnet automatisch die Mengen und ordnet sie den Leistungspositionen des Auftrags zu. Fotos können als Dokumentation hinterlegt werden – besonders wichtig bei Leistungen, die nach Fertigstellung nicht mehr sichtbar sind, wie Fundamentarbeiten oder Drainagen. Die Regieberichte – auch Tagesberichte oder Bautageberichte genannt – dokumentieren die täglichen Arbeiten, eingesetzten Mitarbeiter, Maschinen und Materialien. Digitale Regieberichte können vom Auftraggeber direkt in der App gegengezeichnet werden, was den Abrechnungsprozess erheblich beschleunigt. Spezialisierte Branchenlösungen wie Branchbit oder die GaLaBau-Module von handwerklichen ERP-Systemen bieten diese Funktionen integriert. Für Betriebe, die eine schlankere Lösung suchen, kann die Kombination aus einer allgemeinen Projektmanagement-App und einem operativen Zeiterfassungstool eine pragmatische Alternative sein.
Pflegearbeiten und Wartungsverträge: Wiederkehrende Aufträge effizient steuern
Neben dem Neubaugeschäft sind die Grünflächenpflege und die Wartung von Außenanlagen für viele GaLaBau-Betriebe ein wichtiges Standbein, das gerade in den umsatzschwächeren Wintermonaten Grundauslastung sichert. Pflegeverträge mit Kommunen, Wohnungsbaugesellschaften oder Gewerbeimmobilienverwaltern umfassen typischerweise regelmäßige Rasenmahd, Heckenschnitt, Laubbeseitigung, Unkrautbekämpfung und Winterdienst. Die Software muss in der Lage sein, wiederkehrende Aufträge mit definierten Intervallen zu planen – etwa wöchentliche Rasenmahd von April bis Oktober und vierzehntägige Heckenpflege von Mai bis September. Die automatische Generierung von Einsatzplänen auf Basis der Wartungsintervalle spart erheblichen Planungsaufwand. Darüber hinaus muss die Software die Leistungserbringung dokumentieren, da viele Auftraggeber regelmäßige Leistungsnachweise fordern – einschließlich Fotos und Zeitstempel. Für den Winterdienst gelten besondere Anforderungen: Die Räum- und Streupflicht muss lückenlos dokumentiert werden, da der Auftraggeber im Falle eines Unfalls die ordnungsgemäße Durchführung nachweisen muss. GPS-gestützte Routenerfassung und zeitgestempelte Fotos der geräumten Flächen sind hier das Mittel der Wahl. Die Kombination aus einer Pflegeplanungssoftware und einer operativen Plattform mit GPS-Zeiterfassung und Fotodokumentation bietet die beste Abdeckung dieser Anforderungen.
Materialwirtschaft und Lieferantenmanagement
Im GaLaBau entfallen 30 bis 50 Prozent der Projektkosten auf Material – von Natursteinen und Pflastersteinen über Erde und Substrate bis hin zu Pflanzen. Die Materialwirtschaft ist daher ein kritischer Bereich, den die Software abbilden muss. Zu den Kernfunktionen gehören: die Verwaltung eines Materialstamms mit aktuellen Einkaufspreisen und Lieferanteninformationen, die projektbezogene Materialbedarfsplanung auf Basis der Kalkulation, die Erfassung von Materialverbräuchen auf der Baustelle (idealerweise per App durch den Vorarbeiter) und die automatische Bestandsführung für Lagerartikel. Besonders bei Pflanzenmaterial ist die Verfügbarkeit ein kritischer Faktor: Bestimmte Pflanzen sind nur saisonal und in begrenzten Mengen bei Baumschulen verfügbar und müssen frühzeitig bestellt werden. Eine Materialwirtschaft, die den Pflanzenbedarf aller laufenden Projekte aggregiert und rechtzeitig Bestellvorschläge generiert, kann Lieferengpässe vermeiden. Für kleine und mittelständische GaLaBau-Betriebe ist eine vollwertige ERP-Lösung mit integrierter Materialwirtschaft oft überdimensioniert. Hier bietet sich die Kombination aus einer schlanken Branchenlösung für Kalkulation und Materialplanung mit einer operativen Plattform für Zeiterfassung und Einsatzplanung an – verbunden über eine DATEV-Schnittstelle für die Übergabe der Daten an den Steuerberater.
Branchenspezifische Softwarelösungen im Vergleich
Der Markt für GaLaBau-Software umfasst sowohl spezialisierte Branchenlösungen als auch allgemeine Handwerkssoftware mit GaLaBau-Modulen. Branchbit ist eine der bekanntesten spezialisierten Lösungen und bietet umfassende Funktionen für Kalkulation, Aufmaß, Nachkalkulation und Materialwirtschaft – speziell auf die Anforderungen des Garten- und Landschaftsbaus zugeschnitten, inklusive STLK-Integration. GreenPlan konzentriert sich auf die Pflegeplanung und Tourenoptimierung und eignet sich besonders für Betriebe mit einem hohen Anteil an Grünflächenpflege und Wartungsverträgen. Sage Handwerk und Lexware Handwerk bieten allgemeine Handwerkslösungen mit Modulen für Kalkulation und Auftragsabwicklung, die auch im GaLaBau eingesetzt werden, aber die branchenspezifischen Besonderheiten wie STLK oder Pflegeintervalle weniger tief abbilden. 123erfasst fokussiert sich auf die mobile Baudokumentation und Zeiterfassung und eignet sich als Ergänzung zu einer Kalkulationssoftware. Crewly und Papershift bieten operative Funktionen für die Mitarbeitersteuerung – Zeiterfassung, Einsatzplanung und Kommunikation – und können branchenübergreifend eingesetzt werden. Die Wahl hängt von der Betriebsgröße und dem Schwerpunkt ab: Ein großer GaLaBau-Betrieb mit 50 oder mehr Mitarbeitern profitiert von einer spezialisierten Branchenlösung plus operativer Plattform, während ein kleiner Betrieb mit 5 bis 10 Mitarbeitern mit einer schlanken Kombination aus Zeiterfassungssoftware und einer einfachen Kalkulationssoftware gut fahren kann.
Arbeitsschutz und Unterweisungen digital dokumentieren
Der GaLaBau ist eine der unfallträchtigsten Branchen: Der Umgang mit schweren Maschinen, Kettensägen, Höhenarbeit an Bäumen und die Arbeit im Straßenverkehr bergen erhebliche Gefahren. Die Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft (BG BAU) verpflichtet Arbeitgeber gemäß § 12 ArbSchG und DGUV Vorschrift 1 zu regelmäßigen Unterweisungen – mindestens einmal jährlich sowie bei Einstellung neuer Mitarbeiter, bei Veränderungen im Aufgabenbereich und bei neuen Maschinen oder Arbeitsverfahren. Die Dokumentation dieser Unterweisungen ist Pflicht und muss bei Arbeitsunfällen der BG BAU vorgelegt werden können. Digitale Unterweisungssysteme ermöglichen es, Schulungsinhalte als Videos, Präsentationen oder Checklisten bereitzustellen, die der Mitarbeiter auf dem Smartphone oder Tablet durcharbeitet. Die Kenntnisnahme wird digital bestätigt und mit Zeitstempel protokolliert. Besonders für Saisonarbeitskräfte, die kurzfristig eingestellt werden, ist ein digitales Unterweisungssystem wertvoll: Der neue Mitarbeiter kann die Sicherheitsunterweisung am ersten Arbeitstag auf dem Tablet durchführen, ohne dass ein Vorgesetzter eine persönliche Schulung durchführen muss. Die Software überwacht automatisch die Fälligkeit von Wiederholungsunterweisungen und erinnert den Betriebsleiter rechtzeitig.
Fazit: Digitalisierung als Wettbewerbsfaktor im GaLaBau
Die Digitalisierung im GaLaBau ist kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug zur Bewältigung konkreter Herausforderungen: Fachkräftemangel, Saisonalität, steigende Materialkosten und zunehmender Wettbewerbsdruck. Betriebe, die ihre Prozesse – von der Kalkulation über die Einsatzplanung bis zur Zeiterfassung und Nachkalkulation – digital abbilden, gewinnen Transparenz über ihre Kostenstruktur, reduzieren administrativen Aufwand und können schneller auf veränderte Rahmenbedingungen reagieren. Die ideale Softwarelandschaft für einen GaLaBau-Betrieb besteht aus einer Branchenlösung für Kalkulation und Auftragsabwicklung, einer operativen Plattform für Zeiterfassung und Mitarbeitersteuerung und einer DATEV-Anbindung für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Beginnen Sie mit dem Bereich, der Ihnen den größten Leidensdruck bereitet – sei es die Zeiterfassung, die Einsatzplanung oder die Nachkalkulation – und erweitern Sie Ihre digitale Infrastruktur schrittweise. Die Investition in Software amortisiert sich in der Regel innerhalb eines Jahres durch eingesparten Verwaltungsaufwand und bessere Kalkulationsgenauigkeit.