DATEV-Export bei Zeiterfassungssoftware: Worauf Sie achten müssen
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Wenn Sie als Dienstleistungsunternehmen in Deutschland Mitarbeiter beschäftigen, führt an DATEV praktisch kein Weg vorbei. Über 90% aller Steuerberater in Deutschland arbeiten mit DATEV-Software – das sind rund 40.000 Kanzleien. DATEV eG ist eine Genossenschaft mit Sitz in Nürnberg, die seit 1966 Softwarelösungen für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte entwickelt. Für Sie als Arbeitgeber bedeutet das: Wenn Ihre Zeiterfassungssoftware einen sauberen DATEV-Export bietet, können Sie Ihre Lohndaten mit einem Klick an den Steuerberater übermitteln, anstatt stundenlang Exceltabellen aufzubereiten. Das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern reduziert auch Fehlerquellen erheblich. Ein fehlerhafter Lohnlauf kann schnell zu Nachzahlungen, Steuernachforderungen oder unzufriedenen Mitarbeitern führen. In diesem Artikel erklären wir detailliert, was ein DATEV-Export leisten muss, welche Unterschiede zwischen DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt bestehen, und welche Zeiterfassungs-Tools die beste DATEV-Anbindung bieten.
DATEV LODAS vs. DATEV Lohn und Gehalt: Die Unterschiede verstehen
DATEV bietet zwei zentrale Lohnabrechnungsprogramme an, die sich in ihrer Arbeitsweise grundlegend unterscheiden. DATEV LODAS (Lohn und Gehalt Datev-Abrechnung am Service-Rechenzentrum) ist das ältere und weiter verbreitete System. Die Berechnung findet im DATEV-Rechenzentrum statt, der Steuerberater gibt die Daten ein und schickt sie zur Verarbeitung an den Server. LODAS arbeitet mit numerischen Lohnartenummern, die vom Steuerberater individuell konfiguriert werden können. DATEV Lohn und Gehalt (LuG) hingegen ist das modernere Programm, bei dem die Berechnung lokal auf dem Rechner des Steuerberaters stattfindet. Es bietet eine intuitivere Oberfläche und nutzt standardisierte Lohnartenschlüssel. Für Sie als Anwender ist der Unterschied vor allem bei der Einrichtung des DATEV-Exports relevant: Sie müssen wissen, ob Ihr Steuerberater LODAS oder LuG nutzt, denn das Exportformat unterscheidet sich. Die meisten modernen Zeiterfassungslösungen unterstützen beide Formate. Fragen Sie Ihren Steuerberater vor der Softwarewahl explizit: Nutzen Sie DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt, und welche Beraternummer und Mandantennummer gelten für unser Unternehmen? Diese Informationen benötigen Sie für die Einrichtung der Schnittstelle.
Welche Daten muss ein DATEV-Export enthalten?
Ein vollständiger DATEV-Export für die Lohnbuchhaltung umfasst weit mehr als nur die Gesamtstunden pro Mitarbeiter. Im Detail müssen folgende Datenfelder korrekt übertragen werden: Die Personalnummer ist die eindeutige Identifikation des Mitarbeiters, die mit der Nummer im DATEV-System übereinstimmen muss. Die Lohnarten schlüsseln auf, welche Art von Arbeitszeit erfasst wurde – reguläre Arbeit, Nachtarbeit, Sonntagsarbeit, Feiertagsarbeit, Überstunden, Bereitschaftsdienst und so weiter. Jede Lohnart hat eine eigene Nummer, die zwischen Ihrem System und DATEV gemappt werden muss. Die Zuschläge werden als Stunden oder Beträge je Lohnart übermittelt. Fehlzeiten wie Urlaub, Krankheit (mit und ohne Lohnfortzahlung), Elternzeit oder Sonderurlaub müssen mit dem korrekten Fehlzeitengrund exportiert werden. Kostenstellen ordnen die Arbeitszeiten organisatorisch zu – besonders wichtig für Dienstleister, die Mitarbeiter auf verschiedenen Objekten oder Baustellen einsetzen. Schließlich müssen auch Einmalzahlungen wie Prämien, Weihnachtsgeld oder Auslösen korrekt zugeordnet werden. Ein fehlerhaftes Mapping auch nur einer Lohnart kann dazu führen, dass der gesamte Import beim Steuerberater fehlschlägt und manuell nachgearbeitet werden muss.
Der Workflow: Von der Zeiterfassung zum Steuerberater in 5 Schritten
Ein sauberer DATEV-Workflow sieht in der Praxis wie folgt aus. Schritt 1: Die Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten täglich über die Zeiterfassungssoftware – per App, Webbrowser, NFC-Terminal oder GPS-Stempelung. Je nach Branche kommen unterschiedliche Methoden zum Einsatz: Im Sicherheitsdienst ist GPS-Stempelung am Einsatzort üblich, in der Gebäudereinigung sind NFC-Tags am Objekt verbreitet, und im Handwerk wird häufig per App gestempelt. Schritt 2: Der Disponent oder Personalverantwortliche prüft zum Monatsende die erfassten Zeiten, korrigiert eventuelle Fehler (vergessene Stempelungen, falsche Pausenzeiten) und gibt den Monat zur Abrechnung frei. Dieser Schritt ist entscheidend für die Datenqualität und sollte nicht übersprungen werden. Schritt 3: Die Software berechnet automatisch alle Zuschläge (Nacht, Sonntag, Feiertag), ordnet die Stunden den korrekten Lohnarten zu und erstellt die DATEV-Exportdatei. Schritt 4: Die Exportdatei wird an den Steuerberater übermittelt – entweder als Download im ASCII-Format, per E-Mail oder idealerweise direkt über DATEV Unternehmen Online. Schritt 5: Der Steuerberater importiert die Datei in LODAS oder Lohn und Gehalt, prüft die Plausibilität und erstellt die Lohnabrechnung. Der gesamte Prozess sollte nicht mehr als 30 Minuten pro Monat in Anspruch nehmen. Unternehmen, die diesen Workflow manuell mit Excel erledigen, berichten von 4 bis 8 Stunden Aufwand pro Monat – bei deutlich höherer Fehlerquote und einem erhöhten Risiko für Nachforderungen durch die Sozialversicherungsträger bei der nächsten Betriebsprüfung.
Häufige Fehler beim DATEV-Export und wie Sie diese vermeiden
In unserer Beratungspraxis sehen wir immer wieder die gleichen Stolpersteine beim DATEV-Export. Der häufigste Fehler ist ein falsches Lohnarten-Mapping: Die Lohnart für Nachtarbeit in Ihrer Zeiterfassungssoftware hat eine andere Nummer als in DATEV, und plötzlich werden Nachtzuschläge als Überstunden abgerechnet. Lösung: Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater eine vollständige Liste aller Lohnarten mit Nummern geben und gleichen Sie diese vor dem ersten Export ab. Der zweite häufige Fehler sind nicht übereinstimmende Personalnummern. Wenn die Mitarbeiternummer in Ihrer Software nicht identisch mit der DATEV-Personalnummer ist, kann der Import die Daten nicht zuordnen. Drittens werden Fehlzeiten oft falsch oder gar nicht exportiert – der Mitarbeiter hat Urlaub genommen, aber im Export taucht der Tag als unbezahlter Fehltag auf. Viertens führen Rundungsdifferenzen zu Problemen: Manche Systeme runden auf Viertelstunden, DATEV rechnet aber in Industrieminuten. Und fünftens vergessen viele Unternehmen, Einmalzahlungen oder Sachbezüge (etwa den geldwerten Vorteil eines Firmenwagens) über den Export abzubilden. Unser Rat: Führen Sie bei der Einführung einen Parallel-Lauf durch, bei dem Sie einen Monat lang sowohl manuell als auch per Export abrechnen und die Ergebnisse vergleichen.
Lohnarten-Mapping: Das Herzstück der DATEV-Schnittstelle
Das Lohnarten-Mapping ist der technisch anspruchsvollste Teil der DATEV-Einrichtung und verdient besondere Aufmerksamkeit. Im Grunde erstellen Sie eine Übersetzungstabelle: Links stehen die Zeitarten Ihrer Erfassungssoftware (z.B. Reguläre Arbeitszeit, Nachtschicht, Sonntag, Feiertag, Urlaub, Krank), rechts die entsprechenden DATEV-Lohnartennummern (z.B. 200 für Gehalt, 210 für Stundenlohn, 430 für Nachtzuschlag, 440 für Sonntagszuschlag, 450 für Feiertagszuschlag). Bei Dienstleistern kommen häufig Branchenzuschläge nach den Tarifverträgen der Zeitarbeit oder branchenspezifische Zuschläge hinzu – etwa die Schmutzzulage in der Gebäudereinigung, die Gefahrenzulage im Sicherheitsdienst oder die Erschwerniszulage im Winterdienst. Jeder dieser Zuschläge benötigt eine eigene Lohnart. In der Praxis hat ein typisches Dienstleistungsunternehmen zwischen 15 und 40 verschiedene Lohnarten. Eine gute Zeiterfassungssoftware bietet ein übersichtliches Interface für dieses Mapping und ermöglicht es idealerweise, fertige Mapping-Vorlagen für verschiedene Branchen zu laden. Manche Steuerberater bieten auch an, das Mapping gemeinsam mit Ihnen einzurichten – fragen Sie nach diesem Service, bevor Sie sich stundenlang allein durchkämpfen.
Monatlicher Export vs. automatische Übertragung
Grundsätzlich gibt es zwei Ansätze für die Datenübertragung an DATEV: den manuellen monatlichen Export und die automatische Übertragung. Beim manuellen Export erstellen Sie zum Monatsende aktiv eine Exportdatei, prüfen diese optional und senden sie an den Steuerberater. Dieses Verfahren gibt Ihnen volle Kontrolle und eignet sich für Unternehmen, die vor dem Export noch manuelle Korrekturen vornehmen möchten. Die automatische Übertragung sendet die Daten zu einem festgelegten Zeitpunkt (etwa am 1. des Folgemonats) automatisch über DATEV Unternehmen Online an den Steuerberater. Das spart einen Arbeitsschritt, setzt aber voraus, dass Ihre Zeitdaten zum Stichtag vollständig und korrekt sind. In der Praxis empfehlen wir für den Einstieg den manuellen Export, um ein Gefühl für die Datenqualität zu entwickeln. Nach drei bis sechs Monaten, wenn der Prozess eingespielt ist, können Sie auf die automatische Übertragung umsteigen. Wichtig: Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, ob er DATEV Unternehmen Online nutzt und ob er den automatischen Import unterstützt. Nicht alle Kanzleien haben ihren Workflow darauf ausgerichtet.
Was Sie Ihren Steuerberater fragen sollten, bevor Sie eine Software wählen
Bevor Sie sich für eine Zeiterfassungssoftware entscheiden, sollten Sie ein kurzes Gespräch mit Ihrem Steuerberater führen. Folgende Fragen sind entscheidend: Erstens, nutzen Sie DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt? Zweitens, wie lauten die Beraternummer und die Mandantennummer unseres Unternehmens? Drittens, können Sie uns eine vollständige Liste Ihrer Lohnartennummern mit Bezeichnungen zur Verfügung stellen? Viertens, nutzen Sie DATEV Unternehmen Online für den Datenaustausch? Fünftens, in welchem Format erwarten Sie die Exportdatei (ASCII, CSV, XML)? Sechstens, haben Sie Erfahrung mit dem Import aus bestimmten Zeiterfassungssystemen? Und siebtens, können Sie uns bei der Ersteinrichtung des Lohnarten-Mappings unterstützen? Dieser letzte Punkt ist besonders wertvoll: Manche Steuerberater haben bereits Erfahrung mit bestimmten Softwarelösungen und können die Einrichtung in wenigen Minuten vornehmen. Im Idealfall empfiehlt Ihr Steuerberater sogar ein System, mit dem er bereits gute Erfahrungen gemacht hat. Das kann Ihnen Wochen an Einarbeitungszeit sparen. Zusätzlich sollten Sie fragen, ob Ihr Steuerberater einen Testlauf mit Ihnen durchführen kann: Senden Sie eine Exportdatei mit Testdaten, bevor Sie das System produktiv einsetzen. So erkennen Sie Probleme im Mapping frühzeitig, bevor der erste echte Lohnlauf ansteht. Viele Steuerberater bieten diesen Service kostenlos an, da ein sauberer Import auch ihren Aufwand deutlich reduziert.
Vergleich DATEV-fähiger Zeiterfassungslösungen für Dienstleister
Wir haben die gängigsten Zeiterfassungslösungen mit DATEV-Schnittstelle für den Dienstleistungsbereich verglichen. clockin bietet eine schlanke Lösung mit DATEV- und Lexoffice-Anbindung und richtet sich an kleine Handwerksbetriebe mit bis zu 20 Mitarbeitern. Das Interface ist minimalistisch, und der DATEV-Export ist in wenigen Klicks eingerichtet. Crewly bietet einen vollintegrierten DATEV-Export, der sowohl LODAS als auch Lohn und Gehalt unterstützt. Für Gebäudereinigung, Sicherheitsdienst, Winterdienst und Facility Management sind Lohnarten-Templates bereits hinterlegt, und Branchenzuschläge werden automatisch berechnet. TimeTac bietet eine flexible DATEV-Anbindung mit umfangreichem Lohnarten-Mapping und richtet sich an mittlere bis große Unternehmen mit komplexen Zuschlagsstrukturen. Die Software unterstützt außerdem die Übertragung über DATEV Unternehmen Online. ZEP (Zeiterfassung für Projekte) richtet sich primär an projektbasierte Dienstleister wie IT-Beratungen oder Ingenieurbüros und bietet neben dem DATEV-Export auch eine Projektzeiterfassung mit Budgetüberwachung. Für die Wahl der richtigen Lösung empfehlen wir, die Anforderungen mit Ihrem Steuerberater abzustimmen und eine kostenlose Testphase zu nutzen, um den DATEV-Export mit echten Daten zu prüfen.